Kolumne: Hands on
Autor: Johannes (Hannes) Oberhofer | LinkedIn
Lesezeit: ca. 2–3 Minuten

💡 Ich arbeite mit einem sicheren Firmenassistenten. Die Routinen funktionieren aber genauso mit öffentlichen Tools wie ChatGPT, Gemini oder Claude. Wichtig dabei: keine sensiblen Daten — anonymisiere, abstrahiere, arbeite mit Platzhaltern.

Reality Check

Du kennst diese Meetings: Sechs Leute sitzen im Raum, jemand öffnet die Runde mit „also, wo wollten wir eigentlich hin?" — und nach 45 Minuten verlässt ihr den Termin mit dem Gefühl, viel geredet und wenig entschieden zu haben. Auf dem Weg zurück an den Schreibtisch denkst du: Eigentlich hätten wir das in 20 Minuten geschafft.

Mir ging das lange genauso. Nicht aus Faulheit, sondern aus Pragmatismus: Eine gute Agenda zu schreiben kostet fünfzehn Minuten. Die hat man nie. Also gehst du rein, hoffst auf den eigenen Reflex — und merkst hinterher, dass dich genau diese fehlenden fünfzehn Minuten am Ende eine Stunde gekostet haben.

Warum das für dich zählt

Eine aktuelle Auswertung von Flowtrace zeigt, was die meisten von uns ahnen: Rund 60 Prozent aller Meetings werden mit komplett leerem Agenda-Feld verschickt. Wiederkehrende Termine schneiden sogar noch schlechter ab. Gleichzeitig sagen 79 Prozent der Beschäftigten in einer Atlassian-Studie, dass eine Agenda das wichtigste Element für ein produktives Meeting ist.

Wir wissen also, was hilft. Wir tun es nur nicht. Klassischer Knowing-Doing-Gap — und einer, der teuer wird: Acht Personen × eine Stunde × Wochentag ist eine Investition, die sich nur rechnet, wenn der Termin ein klares Ziel hat.

Hier setzt KI an einer Stelle an, an der sie eine echte Hebelwirkung hat: nicht nur im Meeting, sondern davor. Sie ist nicht der bessere Moderator. Aber sie ist der schnellste Architekt einer brauchbaren Agenda — und das verändert den ganzen Termin. Aus fünfzehn Minuten Vorbereitung werden drei. Aus „keine Agenda" wird „eine, die den Termin trägt".

Was du jetzt tun kannst

Wir bleiben bei der Logik aus den letzten Folgen: Du nimmst eine Gewohnheit, die du sowieso hast — und hängst eine kleine neue Handlung dran. Diese Woche geht es um die Kopplung, die meine Meeting-Kultur am stärksten verändert hat:

🌱 Mein Tiny Habit Immer wenn ich ein Meeting einstelle, lasse ich mir vorher schnell eine Agenda von der KI erstellen — und füge sie direkt der Einladung bei.

Mehr nicht. Der Kalendereintrag ist der Anker — die Agenda-Vorbereitung hängt sich dran und geht raus mit der Einladung. Konkret heißt das:

Schritt 1 — Gib der KI die fünf Bausteine. Anlass des Meetings, Teilnehmerrollen (anonymisiert), Zeitrahmen, gewünschtes Ergebnis, offene Fragen aus deinem Kopf. Mehr braucht es nicht. Beispiel: „Du bist Meeting-Architekt. Anlass: Abstimmung zu Use-Case-Priorisierung. 45 Minuten, sechs Teilnehmende aus zwei Fachbereichen. Ziel: drei priorisierte Use Cases. Offene Fragen: Bewertungskriterien sind unklar."

🛡️ Hands on im VTM-Kontext
Achte beim Agenda-Briefing darauf, Teilnehmerrollen statt Namen zu nennen („Vertreter Fachbereich Schaden" statt „Frau Müller aus dem Schaden") und Ergebnis-Beschreibungen abstrakt zu halten. Eine gute Agenda braucht keine sensiblen Details, um zu funktionieren — sie braucht Struktur. Wer mit einem freigegebenen Firmenassistenten arbeitet, hat es leichter — wer nicht, sollte umso disziplinierter sein. Die Routine funktioniert in beiden Welten.

Schritt 2 — Fordere eine Struktur, nicht nur eine Liste. Lass die KI in Diskussions-Blöcken mit Zeitfenstern arbeiten, nicht in Aufzählungen. Eine gute Agenda hat einen Einstieg (5 Min), zwei bis drei inhaltliche Blöcke (je 10–15 Min) und einen Entscheidungs-/Abschluss-Block (10 Min). Bitte die KI explizit, dieses Muster zu liefern.

Schritt 3 — Lass dir die kritischen Fragen pro Block mitliefern. Das ist der Punkt, an dem KI-Agenden besser werden als selbstgemachte. Bitte die KI: „Schreib mir pro Block die zwei Fragen auf, an denen die Diskussion sich am wahrscheinlichsten festhakt — und wie man darüber wegkommt." Damit hast du nicht nur eine Struktur, sondern auch eine Notfall-Choreografie.

Schritt 4 — Pack die Agenda direkt in die Einladung. Nicht nachträglich, nicht „kommt morgen früh per Mail". Sondern als Teil der Termineinladung — gleich beim Versenden. Damit haben die Teilnehmenden ab dem Moment der Annahme das Bild vor Augen und kommen vorbereitet rein. Statt mit „also, wo wollten wir hin?" startet ihr mit „fangen wir an".

Das Schöne an dieser Routine: Sie macht die KI sichtbar in einem Bereich, in dem du den Unterschied sofort merkst. Nach drei besser strukturierten Meetings fragst du dich, wie du jemals ohne in Termine gegangen bist.

Bis nächste Woche, Hannes

📤 PS: Kennst du jemanden, der zu viele Meetings ohne Agenda erträgt? Dann leite diesen Beitrag weiter. Manchmal ist der entscheidende Schritt nicht eine bessere Meeting-Kultur insgesamt, sondern eine einzige Agenda, die zeigt, was möglich ist.