Kolumne: Hands on
Autor: Johannes (Hannes) Oberhofer | LinkedIn
Lesezeit: ca. 2–3 Minuten

💡 Ich arbeite mit einem sicheren Firmenassistenten. Die Routinen funktionieren aber genauso mit öffentlichen Tools wie ChatGPT, Gemini oder Claude. Wichtig dabei: keine sensiblen Daten — anonymisiere, abstrahiere, arbeite mit Platzhaltern.

Reality Check

Du kennst diese Termine: Ein Workshop, in den du eher peripher eingebunden bist. Eine Abstimmung zu einem Thema, das vor sechs Wochen schon mal Thema war. Eine Runde, in der drei Mailthreads, zwei Konzeptpapiere und eine Sprachnachricht relevant wären — aber natürlich liest die niemand vorher noch einmal komplett durch. Auch du nicht.

Also gehst du rein, hörst die ersten zehn Minuten zu, rekonstruierst nebenbei den Kontext aus dem, was die anderen sagen — und sagst selbst erst etwas, wenn dein Kopf wieder in der Materie ist. Manchmal ist da der Termin schon halb vorbei.

Ich mache das heute anders — nicht weil ich besser geworden bin im Multitasking, sondern weil ich gemerkt habe: Mir gibt Sicherheit, wenn ich in einen Termin gehe und für mich gut gebrieft bin. Egal welche Rolle ich dabei habe, ob ich treibe, mitdenke oder nur zuhöre. Diese Sicherheit ist nicht Luxus — sie ist das, was den Unterschied zwischen Mitschwimmen und Mitgestalten macht.

Warum das für dich zählt

Im Projektgeschäft sammelt sich Kontext überall: in Mails, Chats, Notizen, Protokollen, halbfertigen Konzepten. Für jeden Termin ist irgendwo alles da. Aber „irgendwo" ist nicht „vor dir". Und die Lücke zwischen „ich könnte das vorbereiten" und „ich habe das vorbereitet" ist riesig — weil eine ordentliche Vorbereitung schnell eine halbe Stunde frisst, die du nicht hast.

Genau hier entsteht der typische Knowing-Doing-Gap: Du weißt, dass du besser vorbereitet bessere Ergebnisse lieferst. Du tust es trotzdem nicht — weil der Aufwand nicht in den Slot zwischen zwei Terminen passt.

KI verändert hier nicht den Ablauf. Sie verändert das Kostenverhältnis. Ein Selbst-Briefing, das früher 25 Minuten gedauert hat, dauert mit der richtigen Routine fünf. Du gibst der KI die Rohmaterialien — und sie liefert dir das, was du in den Termin mitnehmen willst: die drei Sätze zum Kontext, die zwei offenen Fragen, die eine Position, von der du ausgehst. Mehr braucht es selten.

Was du jetzt tun kannst

Wir bleiben bei der Logik aus den letzten Folgen: Du nimmst eine Gewohnheit, die du sowieso hast — und hängst eine kleine neue Handlung dran.

🌱 Mein Tiny Habit
Bevor ich in einen komplexen Termin gehe, lasse ich mir von der KI ein kurzes Selbst-Briefing aus dem verfügbaren Kontext bauen.

Mehr nicht. Die Termineinladung ist der Anker — das Selbst-Briefing hängt sich dran. Konkret heißt das:

Schritt 1 — Sammle, was da ist (anonymisiert). Mailthread kopieren, Konzept-Auszüge, deine eigenen Notizen vom letzten Mal. Pack es in die KI mit dem Hinweis: „Das ist Kontext zu einem Termin, in den ich peripher eingebunden bin. Nicht antworten, nicht zusammenfassen — gleich abwarten." Damit baust du dir einen kleinen Wissensraum, bevor du fragst.

🛡️ Hands on im VTM-Kontext
Diese Folge berührt einen besonders sensiblen Punkt: Mailthreads, Konzept-Auszüge und Protokolle gehören zu den heikelsten Inhalten, die du der KI geben kannst. Anonymisiere Namen, Firmen und Beträge bevor du etwas einfügst — oder arbeite mit einem zusammengefassten, entkernten Auszug, den du selbst in deine Notizen geschrieben hast. Wer mit einem freigegebenen Firmenassistenten arbeitet, hat es leichter — wer nicht, sollte umso disziplinierter sein. Die Routine funktioniert in beiden Welten, aber nur dann sauber, wenn du den Kontext vor dem Einfügen kontrollierst.

Schritt 2 — Frag nach dem Vier-Punkt-Briefing. Nicht „fass mir alles zusammen", sondern: „Erstelle mir ein Selbst-Briefing für diesen Termin. Vier Punkte: (1) Worum geht es im Kern? (2) Was ist seit dem letzten Mal passiert? (3) Welche zwei Fragen wären für die Diskussion am wichtigsten? (4) Welche eine Position könnte ich vertreten — und welche dagegen?" Genau dieses Vier-Punkt-Format ist das, was in zwei Minuten Lesezeit durchgeht.

Schritt 3 — Lies das Briefing direkt vor dem Termin. Nicht beim Erstellen, nicht abends vorher. Sondern in den drei Minuten zwischen zwei Terminen, wenn du sowieso einen Kaffee holst. Das Briefing soll frisch sein, wenn du in den Raum gehst.

Schritt 4 — Notiere dir hinterher, was im Briefing gefehlt hat. Beim nächsten Mal weißt du, welchen Kontext du der KI beim nächsten Selbst-Briefing zusätzlich mitgeben musst. Drei Iterationen, und du hast ein persönliches Briefing-Muster, das für deine Termine passt wie maßgeschneidert.

Das Schöne an dieser Routine: Sie verändert nicht, wie lange ein Termin dauert. Sie verändert, ob du nach zehn Minuten oder nach den ersten zehn Sekunden im Termin angekommen bist.

Bis nächste Woche, Hannes

📤 PS: Kennst du jemanden, der oft die ersten zehn Minuten im Termin damit verbringt, sich zu sortieren? Dann leite diesen Beitrag weiter. Manchmal ist der entscheidende Unterschied nicht mehr Vorbereitung, sondern eine andere Art, sich vorzubereiten.