Vom Screenshot zum Kalendereintrag — ohne einen Termin abzutippen

Kolumne: Hands on
Autor: Johannes Oberhofer | LinkedIn

💡 Diese Folge kommt heute aus dem Privaten — ich habe meinen Claude-Account genutzt, weil es um einen privaten Termin ging. Im Job läuft dasselbe über unseren sicheren Assistenten ROBIN (oder mit ChatGPT, Gemini, Claude). Dort gilt wie immer: keine sensiblen Daten, und Privates bleibt auf dem privaten Gerät.

Reality Check

Am Wochenende kam der Spielplan für die Handball-Saison meiner Tochter — Datum, Uhrzeit, Halle, Gegner, Zeile für Zeile. Normalerweise hätte ich mich irgendwann abends hingesetzt und jeden Termin einzeln ins Handy getippt.

Diesmal habe ich einen Screenshot gemacht und ihn in meinen privaten Claude-Account geworfen, mit dem Auftrag: mach mir daraus Kalendereinträge. Dann fiel mir ein, dass ich meinen privaten Kalender mit dem Tool verknüpft hatte. Also musste ich nicht einmal eine Datei importieren — die Termine standen direkt im Kalender. Ich habe sie durchgeschaut, sie stimmten alle.

Warum das für dich zählt

Das klingt fast zu klein für eine Kolumne — ein Kalender. Aber die Arbeit dahinter kenne ich aus dem Job genauso: Termine aus einer Vorlage in ein System übertragen. Workshops, Projekttermine, die Daten aus einer Einladung. Reines Übertragen, Format hier rein, Format da raus. Es kostet pro Eintrag ein, zwei Minuten und ein bisschen Konzentration, und vertippen kann man sich dabei auch.

Zwei Dinge finde ich daran interessant. Erstens liest die KI Termine aus einem Bild inzwischen zuverlässig genug, dass sich der Weg lohnt — Datum, Uhrzeit, Ort, sauber strukturiert. Vor ein, zwei Jahren war das noch Bastelei. Zweitens braucht es dafür nicht zwingend eine Live-Verknüpfung zum Kalender. Wenn die fehlt — und im dienstlichen Umfeld fehlt sie fast immer —, kann der Assistent stattdessen eine Kalenderdatei erzeugen, eine .ics. Die importierst du mit einem Klick, und du musstest dafür weder Postfach noch Kalender an ein Tool hängen.

Der Kalender ist dabei fast Nebensache. Interessanter finde ich das Muster dahinter: Diese „übertrag das mal von A nach B"-Aufgaben, die man bisher einfach gemacht hat, weil sie halt anfielen — einen guten Teil davon kann man abgeben. Heute ist es ein Spielplan. Nächste Woche die Teilnehmerliste, die in die Tabelle soll.

Was du jetzt tun kannst

🌱 Die Tiny Habit: Wenn du das nächste Mal einen Terminplan als Bild oder PDF vor dir hast, tipp ihn nicht ab — lass ihn dir in Kalendereinträge umwandeln.

1. Mach einen Screenshot oder ein Foto vom Terminplan (oder nimm das PDF direkt).
2. Gib dem Assistenten den Auftrag: „Wandle diese Termine in Kalendereinträge um." Ist dein Kalender mit dem Tool verknüpft, landen sie direkt drin. Wenn nicht, bitte um eine Kalenderdatei (.ics).
3. Importiere die Datei mit einem Klick — oder, bei direkter Verknüpfung, schau die Einträge einmal durch.

Ehrlich dazu: Die KI liest Termine aus Bildern erstaunlich gut, aber nicht fehlerfrei. Bei mir stimmte alles, trotzdem lohnt der kurze Blick — besonders wenn viele Termine auf einmal drauf sind, die Vorlage krakelig ist oder der Plan über den Jahreswechsel läuft (dann verrutscht schon mal eine Jahreszahl). Der Kalender ist als Einstieg gerade deshalb dankbar: Einen falschen Termin merkst du spätestens, wenn das Handy zur falschen Zeit klingelt — ärgerlich, aber harmlos.

🛡️ Hands on im VTM-Kontext

Der Handball-Spielplan meiner Tochter ist ein privater Termin, und er gehört ins private Tool auf dem privaten Gerät — nicht in den Firmenassistenten. Diese Trennung ist der eigentliche Punkt für den Job.

Im dienstlichen Umfeld wirst du deinen Kalender meist nicht live an ein KI-Tool hängen können. Der Weg über die Kalenderdatei funktioniert trotzdem: Der sichere Assistent erzeugt die .ics, du importierst sie selbst in Outlook. Was hineingeht, entscheidest du — also keine sensiblen personenbezogenen Daten in ein Tool kippen, nur weil es gerade bequem ist. Ein Seminarplan oder ein paar Projekttermine sind unkritisch. Eine Anwesenheitsliste mit Klarnamen ist es nicht.

Dein To-Do für diese Woche

Nimm dir einen Terminplan, den du sonst abgetippt hättest, und lass ihn einmal per KI in Kalendereinträge umwandeln. Privat den Spielplan vom Verein, dienstlich zum Beispiel einen Seminar- oder Projektplan als .ics.

Was war dein letzter „das tippe ich doch jetzt nicht ab"-Moment? Und gehst du über die Live-Verknüpfung oder über die Datei? Mich interessiert, was im dienstlichen Umfeld bei euch überhaupt erlaubt ist.

Bis nächste Woche,
Hannes

📤 Kennst du jemanden, der abends noch Vereinstermine ins Handy tippt? Leite ihm die Folge weiter.