Drei Versicherungen, eine Plattform: So skaliert die andsafe AG ihr Cloud-DMS

andsafe: ein digitaler Versicherer ohne eigene Infrastruktur

Die andsafe AG unterscheidet sich in ihrer Aufstellung von klassischen Versicherern. Als eigenständige digitale Einheit innerhalb des Provinzial Konzerns ist das Unternehmen bewusst auf schlanke Strukturen ausgerichtet: rund 100 Mitarbeitende, eine vollständig cloudbasierte IT-Landschaft, keinerlei physische Infrastruktur. Genau diese Prämisse der maximalen Agilität bei gleichzeitig regulatorischer Konformität war der Ausgangspunkt für eine Entscheidung, die vor drei Jahren getroffen wurde und heute als Referenzmodell für den gesamten Konzern dient.

Auf der Suche nach einem zentralen Dokumentenmanagementsystem (DMS) legte die andsafe AG einen klaren Kriterienkatalog fest: Cloud-native SaaS statt On-Premises, Hosting in Deutschland für eine reibungslose Datenschutzprüfung, eine vollständige API-Abdeckung aller UI-Funktionen sowie ein modernes Sicherheitskonzept mit Multi-Faktor-Authentifizierung und granularen Berechtigungen. Die Wahl fiel auf d.velop documents und die Entscheidung hat sich bewährt.

Drei Jahre Produktivbetrieb bestätigen die SaaS-Entscheidung

Nach drei Jahren produktivem Einsatz zieht Andreas Falk, Lead IT Architect bei andsafe, ein eindeutiges Fazit: „Es läuft." Doch hinter dieser nüchternen Aussage steckt mehr als bloße Zufriedenheit. Trotz eines kontinuierlich wachsenden Dokumentenbestands sind weder spürbare Verlangsamungen bei der Suche noch beim Laden von Dokumenten aufgetreten, ein Qualitätsmerkmal, das im Alltagsbetrieb oft unterschätzt wird, bis es fehlt. Besonders die Volltextsuche ist zur zentralen Arbeitshilfe im Operations-Team geworden. E-Mails lassen sich per CC-Funktion unkompliziert direkt ins Archiv überführen und selbst komplexere Anwendungsfälle wie die Rechnungs- und Vertragsverwaltung konnten in Zusammenarbeit mit einem d.velop-Partner erfolgreich umgesetzt werden.

Eine Plattform für drei Gesellschaften des Provinzial Konzerns

Was im Dezember 2023 als Impuls des Generalbevollmächtigten IT der Provinzial, Dr. Christian Brandt, begann, ist heute ein strukturiertes Transformationsprogramm. Die Vision ist ehrgeizig und zugleich pragmatisch: andsafe, ProTect Versicherung AG und Sparkassen DirektVersicherung AG sollen künftig mit einem einheitlichen DMS, konsistentem Betrieb und deutlich reduzierter Systemkomplexität auf einer gemeinsamen technischen Plattform laufen.

Konkret bedeutet das: Die Adesso-insure-Anwendungen wechseln in den AFIDA-SaaS-Betrieb, ProTect Versicherung AG und Sparkassen DirektVersicherung AG migrieren vom Hostsystem in die Cloud, und sämtliche Dokumente aus den bisherigen Provinzial-Archiven wandern in d.velop documents. Klingt geradlinig, ist es aber nur bedingt. Denn technische Konsolidierung ist selten so einfach, wie sie auf dem Whiteboard aussieht.

Die eigentlichen Hürden: Software-Archäologie und Markentrennung

Was IT-Architekten intern „Software-Archäologie" nennen, wird im Migrationsprojekt zur ersten ernsthaften Herausforderung: Welche Systeme und Ablagen existieren überhaupt? Wo liegen die relevanten Dokumente? Wie weit soll die historische Übernahme reichen, und welches Volumen, und damit welcher Zeit- und Kostenaufwand, ergibt sich daraus? Transparenz über den Ist-Zustand ist die Voraussetzung für jede gezielte Migration.

Die zweite Herausforderung ist die Markentrennung, denn die Risikoträger der drei Gesellschaften dürfen in Zugriff und Datenspeicherung nicht vermischt werden. Das Mapping von Mandanten auf jeweilige DMS-Instanzen wird über eine eigens entwickelte Fassade umgesetzt und jede Konfigurationsänderung muss in allen drei Mandanten synchron gehalten werden.

Was die Konsolidierung dem Konzern bringt

Das eigentliche Ziel der Konsolidierung ist nicht technischer Selbstzweck. Die Mehrwerte sind handfest: Eine einzige technische Plattform reduziert Betriebskosten signifikant. Das automatisch skalierende Cloud-System macht Hardware-Engpässe und Storage-Probleme zur Vergangenheit. Das Hostsystem, für das kaum noch Spezialwissen verfügbar ist und dessen Anpassungen langsam und teuer sind, kann sukzessive abgeschaltet werden.

Neue digitale Services können so schnell für alle angebundenen Gesellschaften bereitgestellt werden. Für Endkunden und Fachbereiche bedeutet das: Vertragsunterlagen sind direkt, vollständig und jederzeit abrufbar, ohne Suchen, ohne Medienbrüche, ohne Wartezeiten.

Das Vorgehen zum Nachmachen: erst pilotieren, dann skalieren

Das Projekt der andsafe AG liefert eine Lektion, die über die Versicherungsbranche hinaus Gültigkeit hat. Denn wer in komplexen Unternehmensumgebungen digitale Plattformen einführen will, tut gut daran, zunächst in einem überschaubaren, agilen Kontext zu erproben und bewährte Ansätze dann kontrolliert und effizient auszurollen. Die Rolle als Pilotanwender im Konzern und die damit übernommenen Risiken der Systemeinführung erweisen sich rückblickend als lohnende Investition. Besonders, wenn er von einem strukturierten Migrationsprozess und einem verlässlichen Technologiepartner wie d.velop begleitet wird.

Für andere Versicherungsgesellschaften, die besonders bei den Themen veraltete Hostsysteme, verteilte Dokumentenlandschaften und steigende Compliance-Anforderungen durch DSGVO und DORA vor ähnlichen Herausforderungen stehen, bietet das Vorgehen von andsafe einen praxisnahen Orientierungsrahmen: Experimentieren, lernen, skalieren.