Kolumne: Hands on
Autor: Johannes (Hannes) Oberhofer | LinkedIn
Lesezeit: ca. 3 Minuten

💡 Ich arbeite mit unserem sicheren KI-Assistenten ROBIN. Die Routine funktioniert aber genauso mit öffentlichen Tools wie ChatGPT, Gemini oder Claude. Wichtig dabei: keine sensiblen Daten — anonymisiere, abstrahiere, arbeite mit Platzhaltern.

Reality Check

Kennst du das Gefühl, nach zwei Wochen Urlaub den Laptop aufzuklappen? Dieser Moment, in dem 400 ungelesene Mails, ein Dutzend verpasste Entscheidungen und das vage Gefühl, völlig den Anschluss verloren zu haben, gleichzeitig auf dich einprasseln. Die ersten zwei, drei Tage nach dem Urlaub sind oft so stressig, dass man sich fragt, ob sich die Erholung überhaupt gelohnt hat.

Bei mir war das diesmal anders. Ich kam zurück, klappte den Laptop auf — und fand eine wunderbar aufbereitete Zusammenstellung vor. Mein Kollege hatte mir, während ich weg war, fortlaufend festgehalten, was passiert ist: welche Entscheidungen anstanden, was wichtig wird, worauf ich als Erstes schauen sollte.

Mein Wiedereinstieg dauerte statt drei Tagen einen halben Vormittag. Und heute kommt mein Kollege aus dem Urlaub zurück — und findet bei sich genau dasselbe.

Warum das für dich zählt

Wir reden bei KI fast immer über individuelle Produktivität: meine Mails, meine Vorbereitung, meine Folien. Was wir selten betrachten: KI als gemeinsamen Raum im Team, in dem Menschen zusammenarbeiten.

Übergaben sind im Projektgeschäft ein notorischer Schwachpunkt. Nicht, weil Menschen nachlässig wären, sondern weil eine gute Übergabe Arbeit ist, die zusätzlich zur eigentlichen Arbeit anfällt — meist genau dann, wenn man am wenigsten Zeit hat, kurz vor dem Urlaub, mitten im Tagesgeschäft. Also entsteht sie gar nicht, oder nur als hastige Stichpunktliste, die mehr Fragen aufwirft als beantwortet.

Hier verändert KI etwas Grundlegendes. Wenn ich Geschehnisse nicht erst am Ende mühsam zusammenfasse, sondern fortlaufend festhalte (fast wie ein Tagebuch), wird aus der einmaligen Kraftanstrengung „Übergabe" eine kontinuierliche, fast nebenbei laufende Praxis. Die Sammlung ist immer aktuell.

Was du jetzt tun kannst

Wir bleiben bei der Logik aus den letzten Folgen: Du nimmst eine Gewohnheit, die du sowieso hast — und hängst eine kleine neue Handlung dran. Diese Woche geht es um eine Kopplung, die ihr nur gemeinsam im Team machen könnt:

🌱 Mein Tiny Habit
Immer wenn die Woche (oder der Tag) endet, lasse ich von meinem KI-Assistenten ein micro Status-Briefing erstellen

Mehr nicht. Das Wochen- oder Tagesende ist der Anker — das kurze Status-Briefing hängt sich dran. Konkret heißt das

Schritt 1 — Sprecht es im Team einmal ab. Das funktioniert nur, wenn alle mitmachen, und es funktioniert am besten mit denen, mit denen ihr euch ohnehin vertretet. Sprecht es einmal kurz aus: „Lasst uns zum Wochenende festhalten, was die anderen wissen müssen, wenn sie weg sind." Diese Absprache ist der eigentliche Startpunkt — und ihr legt fest, ob bei euch ein Tages- oder ein Wochenrhythmus besser passt.

Schritt 2 — Lass die KI das Briefing aus deinem Tag bauen. Am Ende der Woche (oder des Tages) gibst du der KI knapp die wichtigsten Entwicklungen und lässt sie verdichten: „Erstelle aus diesen Punkten ein Micro-Status-Briefing für mein Team. In drei, vier Sätzen: Was ist passiert, was ist offen, was sollte als Erstes angegangen werden, wenn ich nicht da bin?" So entsteht in zwei Minuten ein Stand, den ein Teammitglied sofort versteht.

Schritt 3 — Leg das Briefing dort ab, wo das Team es findet. Bei uns ist das ein gemeinsamer Space in ROBIN, unserem sicheren KI-Assistenten — dort können wir gemeinsam rein arbeiten und mitlesen. Gibt es so etwas bei euch nicht, geht es genauso gut über einen Workaround: Jeder erstellt sein Briefing in seinem eigenen Tool (öffentlich oder geschützt) und legt das Ergebnis im gemeinsamen Arbeitsbereich ab — Confluence, SharePoint, Teams oder auch einfach per Mail. Der entscheidende Punkt ist nicht das Werkzeug, sondern dass alle Zugriff haben.

Schritt 4 — Macht beim Wiedereinstieg den Kreis zu. Wenn jemand aus dem Urlaub zurückkommt, reihen sich die Micro-Briefings der vergangenen Wochen zu einer lückenlosen Spur aneinander. Lasst die KI daraus eine priorisierte Einstiegs-Landkarte bauen: „Fasse diese Status-Briefings zusammen und sag mir, was zuerst angegangen werden muss und was warten kann." Aus einer Reihe kurzer Notizen wird so ein klarer erster Arbeitstag.

Das Schöne an dieser Routine: Sie kostet im Alltag fast nichts — zwei Minuten zum Wochenende. Aber sie verwandelt den stressigsten Moment des Arbeitsjahres, die Rückkehr aus dem Urlaub, in einen ruhigen Start. Und sie macht aus einem KI-Tool etwas, das ein Team zusammenhält, statt Menschen zu ersetzen.

🛡️ Hands on im VTM-Kontext
Ein geteilter Sammelraum ist nur dann sicher, wenn alle Beteiligten dieselben Zugriffsrechte haben dürfen — kläre das, bevor ihr sensible Themen darin festhaltet. Beim Workaround über SharePoint, Teams oder Mail gilt dasselbe: Haltet die Notizen bewusst abstrakt — Rollen statt Namen, Sachstände statt Vertraulichem. Die Routine lebt von der Kontinuität, nicht von der Detailtiefe.

Bis nächste Woche,
Hannes

📤 PS: Kennst du ein Team, in dem sich alle regelmäßig gegenseitig vertreten?
Dann leite diesen Beitrag weiter — und schlagt euch gegenseitig vor, es mal auszuprobieren. Manche Routinen funktionieren erst, wenn ein ganzes Team sie gemeinsam trägt.

PS: Armin du bist spitze - welcome back 😄