„Welches Tool ist das beste?" — die Frage, die in die Irre führt

Kolumne: HandsOn
Autor: Johannes (Hannes) Oberhofer | LindekIn

💡 Ich arbeite mit unserem sicheren KI-Assistenten ROBIN. Die Routine funktioniert genauso mit ChatGPT, Gemini oder Claude. Wichtig: keine sensiblen Daten — anonymisieren, abstrahieren, mit Platzhaltern arbeiten.

Reality Check

In Trainings und auf der Bühne wird mir eine Frage öfter gestellt als jede andere:

„Hannes, welches Tool kannst du empfehlen? Was ist das beste?"

Meine Antwort ist fast immer dieselbe: Ich habe keine Ahnung.

Nicht, weil ich mich nicht auskenne. Sondern weil ich weder den Anwendungsfall kenne noch das Ziel, das damit erreicht werden soll. Ohne das ist jede Tool-Empfehlung geraten.

Die Frage nach dem besten Tool ist verständlich. Aber sie kommt zu früh.

Warum das für dich zählt

Die Suche nach dem perfekten Tool fühlt sich nach Fortschritt an. Man vergleicht, liest Tests, probiert aus. Das Problem: Man arbeitet an der Werkzeugauswahl, bevor man weiß, wofür.

Die Fragen, die vorher kommen müssen, sind vielleicht unbequemer, weil sie mehr Nachdenken verlangen: Welches Problem will ich eigentlich lösen? Wie sieht der Prozess dahinter aus? Und ist KI überhaupt die richtige Lösung — oder gibt es einen anderen Weg?

Erst wenn diese Fragen beantwortet sind, wird die Tool-Frage sinnvoll. Und oft beantwortet sie sich dann von selbst.

Ich merke das an mir. Ich nutze gar nicht viele Tools. Im Kern arbeite ich mit einem — unserem sicheren Firmenassistenten. Für die wenigen Fälle, die er nicht abdeckt, habe ich ein, zwei weitere. Das war's.

Wer wirklich mit KI arbeitet, hört irgendwann auf zu suchen. Nicht aus Bequemlichkeit, sondern weil das Werkzeug nie das Interessante war.

Was du jetzt tun kannst

🌱 Mein Tiny Habit
Bevor ich nach dem passenden Tool frage, kläre ich erst das Problem, den Prozess und ob es überhaupt KI braucht.

Schritt 1 — Benenne das Problem, nicht das Tool. Nicht „ich brauche ein KI-Tool für Protokolle", sondern „meine Protokolle kosten mich jede Woche zwei Stunden, und niemand liest sie". Das Problem zeigt dir den Weg, das Tool nicht.

Schritt 2 — Schau dir den Prozess an. Wie läuft die Aufgabe heute ab? Oft steckt der eigentliche Hebel nicht im Werkzeug, sondern darin, einen überflüssigen Schritt wegzulassen.

Schritt 3 — Frag, ob es KI braucht. Manchmal ist die Lösung eine Vorlage, eine Absprache im Team oder schlicht, etwas nicht mehr zu tun.

Ehrlich dazu: Es gibt Fälle, in denen die Tool-Frage doch zuerst kommt — etwa wenn Datenschutz oder Freigaben die Auswahl von vornherein einschränken. Dann entscheidet nicht das beste Tool, sondern das erlaubte. Aber auch das ist keine „was ist das beste"-Frage, sondern eine „was darf ich hier überhaupt einsetzen"-Frage.

🛡️ Hands on im VTM-Kontext
Der wichtigste Filter bei der Tool-Wahl ist in unserer Branche selten „das beste", sondern „das zulässige". Ein freigegebener Firmenassistent, mit dem du auch interne Daten verarbeiten darfst, schlägt fast immer das leistungsstärkere öffentliche Tool, bei dem du erst alles anonymisieren musst. Die richtige Frage lautet nicht, was am meisten kann — sondern, was du für deinen konkreten Fall verantworten kannst.

Dein To-Do für diese Woche

Wenn dich das nächste Mal die Frage nach dem besten Tool juckt — halt kurz inne.

Und stell dir vorher diese drei: Welches Problem will ich lösen? Wie sieht der Prozess aus? Braucht das überhaupt KI?

Oft ist die Tool-Frage danach gar nicht mehr so wichtig.

Schreib gern in die Kommentare, ob dir das auch so geht — oder ob du eine Situation hast, in der das Tool doch zuerst kommt.

Bis nächste Woche,
Hannes

📤 PS: Kennst du jemanden, der gerade auf der Suche nach dem perfekten KI-Tool ist?
Dann leite ihm das hier weiter.