Make or Buy: Wie Sie das richtige Bestandsführungssystem finden

Die Entscheidung, die über Jahre prägt

Früher oder später muss sich jedes auf Versicherungen spezialisierte Unternehmen, ob Maklerhaus, InsurTech oder Assekuradeur, an die Anforderungen einer zunehmend digitalen Gesellschaft anpassen und sein Bestandsführungssystem modernisieren. Nach einer ersten Analyse des Marktes entstehen oft zwei Lager. Die einen favorisieren eine vorhandene, am Markt erhältliche Lösung. Die anderen wollen eine eigene Software entwickeln, die exakt auf die eigenen Bedürfnisse zugeschnitten ist.

Genau an dieser Stelle ist die Fachexpertise eines erfahrenen Consultants gefragt, der die Vor- und Nachteile beider Ansätze neutral bewerten und gegenüberstellen kann. Liya Loveykina, Senior Consultant, und Tim Sonntag, Senior Manager im Team Digital Broker bei der PPI AG, begleiten regelmäßig Unternehmen durch diesen Prozess. Ihre Erfahrung zeigt: In den meisten Fällen fällt die Auswahl auf ein am Markt angebotenes Standard-System. Aber wie trifft man die richtige Entscheidung bei der Größe des Angebots?

Wann Eigenentwicklung Sinn macht

Die Grundvoraussetzung für Make ist klar: Die Bedürfnisse Ihres Unternehmens sind so spezifisch, dass keine passende Lösung auf dem Markt zu finden ist. Make ist sinnvoll, wenn Ihr Geschäftsmodell Spezialfälle beinhaltet oder auf ein Nischengeschäft spezialisiert ist, das schwer in Standardsystemen abbildbar ist. Wenn regelmäßige Systemanpassungen aus unterschiedlichen Abteilungen gefordert werden, kann die Make-Entscheidung durchaus richtig sein.

Die Vorteile von Make

Vollständige Kontrolle über die Roadmap und die garantierten Bereitstellungen von gewünschten Features sind die klaren Vorteile. Insbesondere bei InsurTechs ist diese Umsetzungsflexibilität von großer Bedeutung. Ein wichtiges Pro-Argument: Das selbst entwickelte System unterstützt den eigenen USP, bietet also ein Alleinstellungsmerkmal auf dem Markt. Das Unternehmen besitzt den eigenen Code, was eine Option des Software-Verkaufs in der Zukunft bietet und neue Geschäftsperspektiven öffnet.

Komplette Unabhängigkeit in der Entwicklung und in der zukünftigen Systemwartung sind weitere wichtige Punkte der Make-Entscheidung, vor allem für größere Häuser und Versicherer.

Wann der Kauf die bessere Wahl ist

Wenn auf dem Markt ein Bestandsführungssystem angeboten wird, das die Mehrheit Ihrer Bedürfnisse abdeckt, ist es ein eindeutiges Zeichen für den Kauf. Sie benötigen ein Softwareprogramm für standardmäßig vordefinierte Prozesse, welche auch mittelfristig stabil bleiben? Oder Sie können und wollen aktuelle individuelle Prozesse vereinheitlichen? Das neue System wird kurzfristig benötigt und Wartezeiten sind nicht akzeptabel? Dann ist zweifellos eines der am Markt angebotenen Systeme zu wählen.

Der entscheidende Fokus

Dabei steht immer der aktuelle Leistungsstand im Fokus und nicht etwaige Zukunftsversprechen. Auf diese Weise lassen sich unangenehme Überraschungen vermeiden, die entstehen könnten, wenn die eigene Entwicklung Zeit- und Budgetrahmen überschreitet und das finale Ergebnis weiterhin ungewiss bleibt.

Die Folgen einer falschen Entscheidung

Die Risiken, die mit beiden Optionen einhergehen, sind groß. Die Folgen einer falschen Entscheidung und unzureichendem Management ohne Fokussierung auf den fachlichen Scope während der Umsetzung können gravierend sein.

Was vermieden werden sollte: Die eigenen Unternehmenskapazitäten und das Durchsetzungsvermögen zu überschätzen, vor allem im Falle von Make. Einerseits sind es Zeit und Geld, die im Falle der Nicht-Fertigstellung der eigenen Software-Entwicklung verloren gehen. Andererseits sind es entgangene Chancen, sich von der Konkurrenz abzuheben und sogar einen neuen Geschäftszweig aufzumachen, wenn der vermeintlich leichtere Weg eines Software-Kaufs gewählt wird.

Wie der erfolgreiche Auswahlprozess aussieht

Eine gründliche Marktanalyse bildet den Ausgangspunkt jedes Auswahlprozesses im Falle der Buy-Entscheidung. Auf den ersten Blick mag dies trivial erscheinen, doch gerade dieser initiale Schritt ist von entscheidender Bedeutung. Die grundlegenden Kriterien, nach denen die Softwareanbieter in der ersten Phase ausgewählt werden, prägen maßgeblich die Ausrichtung und den Verlauf des gesamten Auswahlprozesses.

Bei der Größe des Angebots ist es ratsam, sich auf Erfahrung und Marktkenntnis zu stützen und den Auswahlprozess gegebenenfalls an externe, vollständig neutrale Berater auszugliedern. Das Team Digital Broker der PPI AG hat sich genau darauf spezialisiert und verfügt über den kompletten Überblick über die neuesten Entwicklungen und Trends auf dem Markt sowie den Blick auf die Nachhaltigkeit einer Lösung im Sinne der Integrierbarkeit, Wartbarkeit und Weiterentwickelbarkeit.

Drei Anbietertypen prägen den Markt

Empfehlenswert ist es, sich nicht nur die deutschen, sondern in einigen Fällen auch die ausländischen Anbieter genauer anzuschauen. Es drängen viele Unternehmen auf den deutschen Markt und bringen Innovation und neueste Technologien mit. Die klassischen MVP-Hersteller dürfen nicht unterschätzt werden. Viele haben in den letzten Jahren in die Modernisierung investiert oder ihre Systeme sogar von Null auf neu gedacht und entwickelt.

Legacy, Neuentwicklung oder Mischsystem?

Als Folge teilt sich der Markt in drei Anbietertypen. Erstens Legacy-Systeme, die langfristig nicht tragfähig sind und in der Regel genau die Systeme darstellen, die ersetzt werden müssen. Zweitens komplette Neuentwicklungen aus dem In- und Ausland, die mit modernen Architekturen und aktuellen Technologien aufwarten. Drittens Mischsysteme, entweder mit modernem Frontend, aber Altlasten im Backend, oder aus alten Versionen entstandene Neuentwicklungen, gekennzeichnet durch ein Wechselspiel zwischen beiden Versionen.

RfI und RfP: Der strukturierte Weg zur Shortlist

Der Request for Information (RfI) dient zur initialen Marktsondierung und Vergleichbarkeit in der Informationsbeschaffung potenzieller Anbieter und resultiert in einer Provider-Shortlist. Bevor Sie diesen Schritt gehen, ist es ratsam, die internen Systemanforderungen zu sammeln, zu priorisieren und zu kategorisieren.

Anforderungen richtig priorisieren

Hier sollten Sie strukturiert vorgehen und alle Punkte in drei Kategorien aufteilen: Must-have, Should-have und Nice-to-have. Hilfreich ist auch die Unterteilung der fachlichen und technischen Anforderungen zusätzlich zu den Priorisierungskategorien. Dabei ist es wichtig, den wahren Wert der unternehmensinternen Anforderungen zu erkennen. Denn oft werden Nice-to-haves als Must-Haves abgestempelt und im strategischen Zielbild aufgenommen, ohne diese Einstufung zu hinterfragen.

Der RfP bringt konkrete Angebote

In dem darauffolgenden Request for Proposal (RfP) holen Sie konkrete Anbieterangebote ein und stellen detaillierte fachliche, technische und organisatorische Anforderungen. Während der Demo-Sessions sollten Sie sich nicht nur das Frontend, sondern nach Möglichkeit auch das Backend zeigen lassen, um die Überlebenschancen eines Systems richtig bewerten zu können.

Strategische Ausrichtung entscheidet über Anbieterauswahl

Wichtig in diesem trichterförmigen Auswahlverfahren ist die strategische Ausrichtung des Unternehmens. Diese muss von Anfang an mitberücksichtigt werden. Bei ernsthaften Internationalisierungsplänen sollten beispielsweise ausländische Softwareanbieter in Betracht gezogen werden, da jeder Markt seine Spezifika hat und Standardsysteme aus Deutschland diese nicht vollständig abbilden könnten.

Proof of Concept zeigt, was wirklich funktioniert

Im vorletzten Auswahlschritt, dem sogenannten Proof of Concept (PoC), analysieren Sie den Systemfit im Detail. Man lässt die Finalisten des Auswahlverfahrens, nicht mehr als drei Anbieter sollten es werden, konkrete Prozesse und Strukturen nachbauen. Denn auf diese Weise werden die Stärken und die Schwächen der Systeme deutlich.

Bewertung muss messbar sein

Klare Bewertungsstrukturen und feste Metriken für PoC und andere Prozessschritte wie die Demo-Sessions sind eine Selbstverständlichkeit. Die Evaluierung der Zwischenschritte hilft dabei, den Überblick zu behalten und strukturiert durch den Auswahlprozess durchzugehen und später Entscheidungen nachvollziehbar zu machen.

Warum externe Begleitung den Unterschied macht

Ein Anbieterwechsel, MVP- oder PAS-Wechsel, erfordert gute Vorbereitung, analytische Fähigkeiten und Durchsetzungsvermögen innerhalb eines Unternehmens. Die strategische Ausrichtung sollte immer an erster Stelle kommen, um zuerst die grundlegende Entscheidung zu treffen, ob man ein System selbst entwickelt oder einen Standard einkauft.

Der Aufwand wird oft unterschätzt

Unabhängig davon, für welche Lösung Sie sich entscheiden, wird dieser Prozess zeit- und kostspielig und ist in vielen Fällen ein Fulltime-Job. Das Team Digital Broker der PPI AG begleitet Maklerhäuser, InsurTechs und Assekuradeure durch den gesamten Prozess, von der initialen Entscheidung Make or Buy über die Marktanalyse bis zur finalen Systemauswahl und Implementierung. Mit neutraler Expertise, Marktkenntnis und strukturierten Methoden sorgen die Experten dafür, dass Sie weder an Geschwindigkeit noch an Qualität verlieren.