Kolumne: Hands on
Autor: Johannes (Hannes) Oberhofer | LinkedIn
Lesezeit: ca. 3 Minuten

💡 Ich arbeite mit einem sicheren Firmenassistenten. Die Routinen funktionieren aber genauso mit öffentlichen Tools wie ChatGPT, Gemini oder Claude. Wichtig dabei: keine sensiblen Daten — anonymisiere, abstrahiere, arbeite mit Platzhaltern.

Reality Check

Eine Zahl, die mich nicht loslässt: Jede*r Berufstätige verbringt im Schnitt rund 100 Stunden pro Jahr mit dem Erstellen von Präsentationen. Das sind mehr als zwei Arbeitswochen. Und über 80 Prozent dieser Präsentationen werden vom Publikum am Ende als langweilig empfunden.

Zwei Arbeitswochen pro Jahr — für etwas, das die meisten Zuhörer*innen langweilt. Wie kann das sein?

Ich glaube, wir haben die Grundidee einer Präsentation im Unternehmen verloren. Ursprünglich war sie einfach: ein Bild, eine These, und die eigentliche Erklärung läuft auf der Tonspur — also über dich, die Person, die präsentiert. Heute ist es umgekehrt: Die Folie ist vollgeschrieben mit allem, was gesagt werden soll, und die Tonspur liest nur noch vor. Das Template bestimmt den Inhalt, nicht die Botschaft. Und genau deshalb dauert die Erstellung so lange — und langweilt am Ende trotzdem.

Warum das für dich zählt

Im Projektgeschäft präsentierst du ständig: Status, Konzepte, Entscheidungsvorlagen. Und du kennst den Reflex: Du öffnest PowerPoint, klickst eine Folie an, und fängst an, sie zu füllen. Ab diesem Moment arbeitest du für das Werkzeug, nicht für deine Botschaft. Du schiebst Textboxen, suchst Icons, kämpfst mit der Ausrichtung. Studien zeigen: Rund 40 Prozent der PowerPoint-Zeit geht allein fürs Formatieren drauf.

Der eigentliche Hebel liegt woanders: in der Trennung von Inhalt und Form. Wenn du zuerst die Story klärst — welche Folie trägt welche eine These, was läuft auf der Tonspur — und die Folien erst danach baust, drehst du den ganzen Prozess wieder richtig herum. Die Botschaft führt, das Werkzeug folgt.

Genau hier wird KI zum stärksten Werkzeug, das ich kenne. Nicht als Folien-Designer. Sondern als Präsentations-Skripter, der dir hilft, die Story zuerst zu denken.

Was du jetzt tun kannst

Du nimmst eine Gewohnheit, die du sowieso hast — und hängst eine kleine neue Handlung dran. Diese Woche geht es um den Workflow, der meine Präsentationsvorbereitung umgedreht hat:

🌱 Mein Tiny Habit Bevor ich die erste Folie öffne, lasse ich die KI als Präsentations-Skripter aus meiner angereicherten Idee zuerst die Story bauen.

Die fertig gedachte Idee ist der Anker — das Skript hängt sich dran. Konkret heißt das:

Schritt 1 — Reichere deine Idee an, bevor die KI ins Spiel kommt.
Eine Präsentation entsteht selten aus einer einzigen Quelle. Du hast eine strategische oder konzeptionelle Idee — und fütterst sie mit dem, was dazugehört: Stichpunkte aus einer Excel, Auszüge aus einer Doku, eine Strategie-Notiz, dein eigenes Erfahrungswissen. Diesen Rohstoff bringst du zusammen. Je nach Tool im Original (sicherer Firmenassistent) oder entkernt (öffentliches Tool, dazu unten mehr). Das Entscheidende: Die gedankliche Arbeit machst du — die KI bekommt eine durchdachte Idee, kein leeres Blatt.

Schritt 2 — Lass die KI das Skript bauen, nicht die Folien. Der Prompt:
„Du bist Präsentations-Skripter. Aus diesem Kontext entwickle die Story für eine Präsentation. Pro Folie: ein Bild-Vorschlag, eine einzige Kernthese, und der Text, den ich dazu auf der Tonspur sage. Maximal acht Folien. Keine vollgeschriebenen Slides." Damit bekommst du ein Skript, kein Foliengrab.

Schritt 3 — Prüfe die Dramaturgie, nicht die Optik.
Lies das Skript wie eine Geschichte: Trägt jede Folie genau eine Botschaft? Baut sich ein Spannungsbogen auf? Wo ist die Folie, die du streichen kannst, weil sie nichts Eigenes sagt? Hier entscheidest du als Mensch — die KI liefert den Entwurf, du gibst die Linie.

Schritt 4 — Erst jetzt baust du die Folien.
Mit klarer Story dauert das einen Bruchteil der Zeit, weil du nicht mehr beim Bauen denkst, sondern nur noch umsetzt. Eine These pro Folie, ein Bild, der Rest in deinem Kopf für die Tonspur.

Das Schöne an dieser Routine: Sie macht deine Präsentationen nicht nur schneller, sondern besser. Weil sie dich zwingt, zuerst zu wissen, was du sagen willst — bevor du anfängst, Folien zu füllen.

Ausblick: Vielleicht brauchen wir PPT bald gar nicht mehr

Eine Sache, mit der ich und einige andere gerade intensiv experimentieren: Wenn die KI ohnehin schon das ganze Skript samt Story und Struktur erstellt — warum konvertieren wir das überhaupt noch in PowerPoint? Aus demselben Skript lässt sich direkt ein dynamisches HTML-Template erzeugen. Eine Präsentation, die im Browser läuft, scrollbar, interaktiv, mit eingebetteter Logik.

Für die eigene Nutzung ist das Ergebnis erstklassig — schneller, flexibler und oft schöner als eine klassische Folie. Für die Umsetzung in einer Organisation gibt es ggf. noch einige offene Fragen zu klären. Doch auch dafür wird es Lösungen geben.

🛡️ Hands on im VTM-Kontext Wenn du mit einem öffentlichen Tool arbeitest, reichere deine Idee mit einer entkernten Fassung deiner Quellen an — ohne Namen, ohne konkrete Zahlen, ohne Vertrauliches. Die KI braucht die Argumentationslinie, nicht die sensiblen Details. Und für den Ausblick auf HTML-Templates gilt: Für die Eigennutzung spitze, für die organisationswiete Nutzung sind aber noch ein paar Sicherheitsfragen zu klären — am besten gemeinsam mit deiner IT.

Bis nächste Woche, Hannes

📤 PS: Kennst du jemanden, der zwei Arbeitswochen im Jahr in Folien steckt — und sich am Ende fragt, warum keiner zuhört? Dann leite diesen Beitrag weiter. Manchmal ist der entscheidende Schritt nicht, schöner zu präsentieren, sondern zuerst die Story zu klären.