> ## Content Index > Fetch the complete content index at: https://www.versicherungstech-magazin.de/llms.txt > Use this file to discover other available public pages before exploring further. # Stau in der Leistungsbearbeitung: Die BaFin bringt Dienstleister ins Spiel. Wer auslagert, sollte den Ausstieg gleich mitplanen - URL: https://www.versicherungstech-magazin.de/stau-in-der-leistungsbearbeitung-die-bafin-bringt-dienstleister-ins-spiel-wer-auslagert-sollte-den-ausstieg-gleich-mitplanen/ - Published: 2026-10-21T05:00:00.000Z - Updated: 2026-10-21T04:59:59.000Z - Description: Jahrelang galt Auslagerung als schneller Ausweg aus dem Personalengpass. Jetzt erwartet die Aufsicht Leistungsbearbeitung binnen eines Monats und warnt zugleich vor Abhängigkeit von wenigen Dienstleistern. Wie lagert man aus und bleibt frei? Eine Frage vor dem Vertrag entscheidet. - Author: Karl Heinz Passler - Tags: Automatisierung, BaFin, Digitalisierung, IT-Betrieb, IT und Kernsysteme, Komposit In vielen Häusern liegen mehr Leistungsanträge und Schadenmeldungen auf dem Tisch, als die Teams abarbeiten können. Spürbar wird das dort, wo der Kunde das Leistungsversprechen erlebt. Ergebnis? Die Kunden beschweren sich bei der Aufsicht: Allein 2024 bearbeitete die **BaFin** zur Leistungsbearbeitung Beschwerden im niedrigen vierstelligen Bereich, also weit über tausend Fälle allein zu diesem Thema. Gleichzeitig schrumpft die Kapazität. Bei **Barmenia Gothaer** etwa scheidet bis 2030 rund ein Drittel der über 6.500 Mitarbeitenden altersbedingt aus. **Externe Dienstleister schaffen schnell Abhilfe. Wer auslagert, entscheidet damit allerdings über seine Systemlandschaft und darüber, ob er je wieder aussteigen kann.** Die Aufsicht hat darauf mit einer klaren Erwartung reagiert. Leistungsanträge sollen grundsätzlich binnen eines Monats abschließend bearbeitet sein, sagte **Julia Wiens**, Exekutivdirektorin Versicherungsaufsicht der BaFin, im Februar 2026\. Mangelnde Personalressourcen oder ein erhöhtes Schadenaufkommen ließ sie als Rechtfertigung nicht gelten. Häuser mit Rückständen in der Leistungsbearbeitung müssen der Aufsicht zeigen, wie sie diese abbauen: mit mehr Personal oder, so Wiens, indem sie „Dienstleister einbinden, die sie unterstützen“. Der Markt bewegt sich bereits in diese Richtung. Nach einer Untersuchung von **NelsonHall** planen 91 Prozent der Versicherer, bis 2027 Prozesse auszulagern, 63 Prozent nennen fehlende Ressourcen als Grund. Dieselbe Aufsicht warnt an anderer Stelle vor den Folgen. In ihren „Risiken im Fokus 2026“ beschreibt die BaFin für die Finanzbranche insgesamt, dass viele Unternehmen einige wenige Mehrmandanten-Dienstleister nutzen. Ihr Befund: „Ein kurzfristiger Wechsel der meist hochspezialisierten Dienstleister ist in einer solchen Situation kaum umsetzbar.“ Die Auslagerung reicht vom Co-Sourcing einzelner Bearbeitungsschritte bis zur Abgabe der kompletten Bestandsführung samt Technik. In jedem Fall entscheidet ein Versicherer, der auslagert, über seine Systemlandschaft. Ob er den Dienstleister später wechseln oder die Arbeit zurückholen kann, hängt vor allem an einer Frage: Auf wessen System arbeitet der Dienstleister? > 📎 **Weiterführend im VTM:** > → [Viridium, Helmsauer, BaFin: An drei Stellen wandert die Wertschöpfung aus dem Versicherer](https://www.versicherungstech-magazin.de/viridium-helmsauer-bafin-an-drei-stellen-wandert-die-wertschopfung-aus-dem-versicherer/) > → [Fachkräftemangel zerstört das Leistungsversprechen der Versicherer – KI ist die einzige Antwort](https://www.versicherungstech-magazin.de/fachkraftemangel-zerstort-das-leistungsversprechen-der-versicherer-ki-ist-die-einzige-antwort/) ## Co-Sourcing auf eigenen Systemen: Der Dienstleister bleibt austauschbar Im ersten Modell arbeitet der Dienstleister in den Prozessen und Anwendungen des Versicherers. Seine Mitarbeitenden bearbeiten Leistungsanträge oder Schadenmeldungen in den Systemen des Hauses bis zum Abschluss. Dieses Co-Sourcing überträgt die Leistung samt Ergebnisverantwortung, die Werkzeuge bleiben die des Versicherers. Der Vorteil liegt in dem, was im Haus bleibt. Bearbeitungshistorie, Prozessdaten, Regelwerke und Dokumentation liegen weiter in den eigenen Systemen. Der Versicherer sieht jeden Fall, misst Durchlaufzeiten selbst und kann der Aufsicht jederzeit belegen, wie weit er die Rückstände abgebaut hat. Wechselt er den Dienstleister oder holt er die Arbeit zurück, kostet das Einarbeitung. Eine Migration braucht es nicht. Dafür müssen die eigenen Systeme tragen. Der Dienstleister arbeitet mit denselben Werkzeugen wie die eigenen Teams, die Effizienz steigt also nur so weit, wie Anwendungen und Prozesse es zulassen. ## Bestandsführung auf der Plattform des Dienstleisters: Jeder Wechsel wird zum Migrationsprojekt Im zweiten Modell geht die gesamte Bestandsführung auf die Plattform des Dienstleisters: Vertragsverwaltung, Schadenbearbeitung und die Technik dahinter. **Neodigital** zeigt, wie das aussieht: Auf ihrer Plattform läuft künftig die Bestandsführung des gesamten Kundenstamms von **Adam Riese**, zusammengeführt mit den eigenen Kunden. Für einen großen Teil des Bestands übernimmt Neodigital nach eigenen Angaben auch die Vertrags- und Schadenbearbeitung und gibt dafür die Rolle als Risikoträger ab. Die Transaktion steht noch unter regulatorischem Vorbehalt. Der Markt für solche Plattformen wächst: Die **Ammerländer Versicherung** hat im Oktober mit **SYONICS** eine Plattform für mehrere Mandanten gegründet, vorerst als reine Technologie. Die Anbieter bündeln viele Mandanten auf einer modernen Plattform und automatisiert stärker, als es ein einzelnes Haus mit seinem Altsystem könnte. Das senkt die Kosten. Liegen Bestand, Historie und Regeln aber auf fremder Plattform, wird jeder Wechsel zum Migrationsprojekt. Genau diese Lage beschreibt die Warnung der BaFin. ## Der Ausstieg gehört schon heute einkalkuliert Heute zählt, den Stau abzubauen. Die Make-or-Buy-Rechnung muss aber auch den Tag abbilden, an dem der Vertrag endet. Auf der Seite der Eigenleistung stehen neben den direkten Personalkosten die mittelbaren: Fehlzeiten, Ausbildungsaufwand, Recruiting-Kapazität und die Vorlaufzeit, bis eine neue Fachkraft produktiv arbeitet. Auf der Seite des Dienstleisters stehen neben dem Stückpreis die Kosten, Daten zurückzuholen, einen Nachfolger einzuarbeiten und den Betrieb während des Wechsels zu sichern. Wer diese Exit-Kosten weglässt, rechnet das Plattformmodell schön. Die Aufsicht fragt danach ohnehin. Wer eine wichtige Funktion ausgliedert, muss das der BaFin anzeigen und dabei angeben, ob sich die Funktion wieder ins Unternehmen zurückholen lässt und was ihre Einstellung bedeuten würde. Wirkt der Dienstleister beim Ausstieg nicht ausreichend mit, muss das Haus auch das anzeigen. Die Ausstiegsstrategie gehört zu den Pflichtangaben. ## So entscheiden Sie für jeden Prozess: automatisieren, auslagern oder selbst bearbeiten Bevor ein Prozess das Haus verlässt, lohnt ein Blick auf seine Fälle. Fast jeder Prozess enthält drei Arten. Fälle mit strukturiertem Input und klaren Regeln gehören in die Dunkelverarbeitung. Standardfälle, die sich noch nicht automatisieren lassen, sind Kandidaten für die Auslagerung. Fälle mit Ermessen, Kulanz oder Bezug zur Kundenbeziehung bleiben im Haus. Für den Teil, der ausgelagert wird, folgen Systemfrage, Vollkosten und Vertrag. ## Checkliste: - **Bestandsaufnahme:** Prozesse mit Rückständen nach Volumen und Durchlaufzeit auflisten, ihre Fälle den drei Gruppen zuordnen. - **Automatisierung zuerst:** Prüfen, welcher Anteil sich in den nächsten zwölf Monaten selbst dunkel verarbeiten lässt, bevor er vertraglich an einen Dienstleister gebunden wird. - **Im Haus behalten:** Festlegen, welche Fälle mit Ermessen, Kulanz oder Kundenbezug nicht ausgelagert werden. - **Systemfrage je Prozess:** Für jeden auszulagernden Teil festlegen, ob er auf eigenen Systemen oder auf der Plattform des Dienstleisters läuft. - **Vollkosten und Vertrag:** Mittelbare Kosten der Eigenleistung und Exit-Kosten in eine Rechnung aufnehmen. Datenrückgabe, Übergangsfristen, Mitwirkung beim Ausstieg und die Weitergabe sinkender Kosten vor Vertragsschluss regeln. - **Eine Sicht auf die Fristen:** Durchlaufzeiten eigener und ausgelagerter Vorgänge gemeinsam messen, damit die Ein-Monats-Erwartung der Aufsicht steuerbar bleibt. Die Anzeige an die BaFin taugt als Prüfstein. Wer die Frage nach der Rückholbarkeit dort nicht in zwei Sätzen beantworten kann, hat die Systemfrage noch nicht geklärt. ## Die Auslagerung ist schnell beschlossen. Die Systementscheidung wirkt über Jahre In drei bis fünf Jahren wird ein spürbarer Teil des Betriebs vieler Häuser bei wenigen Plattformen liegen. Wer den Ausstieg beim Vertragsschluss mitgedacht hat, führt dann eine gewöhnliche Lieferantenbeziehung, die er neu verhandeln, wechseln oder beenden kann. Der Einstieg passt in die nächste Vorstandssitzung. Nehmen Sie den Prozess mit den größten Rückständen und gehen Sie die Checkliste einmal vollständig durch, vom Automatisierungspotenzial bis zur Ausstiegsklausel. Die Antworten zeigen schnell, wo Ihr Haus steht und welcher Vertrag nachgeschärft werden sollte. Wiederholen Sie das für jeden weiteren Prozess, bevor ein Angebot auf dem Tisch liegt. Die Branche beherrscht diese Abwägung aus jeder Kernsystementscheidung. Wer sie jetzt auf die Auslagerung überträgt, baut den Stau ab und behält die Wahl, mit wem er morgen arbeitet. ## Quellen - [BaFin: Rede Julia Wiens, Versicherungsrechtliches Jour Fixe der Universität zu Köln (Februar 2026)](https://www.bafin.de/SharedDocs/Veroeffentlichungen/DE/Reden/re%5F260226%5Fversicherungsrechtlicher%5Fjf%5Funi%5Fkoeln%5Fwiens.html?ref=versicherungstech-magazin.de) - [BaFin: Risiken im Fokus 2026](https://www.bafin.de/DE/die-bafin/publikationen-daten/risiken-im-fokus/Fokusrisiken%5F2026/Druckansicht/Fokusrisiken%5F2026%5Fdruck%5Fnode.html?ref=versicherungstech-magazin.de) - [Verordnung über die Anzeigen zur Ausgliederung von Funktionen und Versicherungstätigkeiten (VersAusglAnzV)](https://www.gesetze-im-internet.de/versausgl-anzv/?ref=versicherungstech-magazin.de) - [cmm360: Versicherer setzen auf Outsourcing für mehr Effizienz (NelsonHall-Studie, 2025)](https://www.cmm360.ch/artikel/versicherer-setzen-auf-outsourcing-fuer-mehr-effizienz/?ref=versicherungstech-magazin.de) - [Neodigital: Neodigital gewinnt mit Adam Riese neuen IaaS-Kunden (16.07.2026)](https://neodigital.de/blog/2026/07/16/neodigital-gewinnt-mit-adam-riese-neuen-iaas-kunden-und-fokussiert-ihr-geschaeft-kuenftig-auf-insurance-as-a-service-plattform/?ref=versicherungstech-magazin.de) - [AssCompact: Ammerländer gründet neuen Plattformanbieter (05.10.2026)](https://www.asscompact.de/nachrichten/ammerlaender-gruendet-neuen-plattformanbieter?ref=versicherungstech-magazin.de)