> ## Content Index > Fetch the complete content index at: https://www.versicherungstech-magazin.de/llms.txt > Use this file to discover other available public pages before exploring further. # Meine To-do-Liste ist länger als mein Whiteboard - URL: https://www.versicherungstech-magazin.de/meine-to-do-liste-ist-langer-als-mein-whiteboard/ - Published: 2026-10-12T05:32:02.000Z - Updated: 2026-10-12T05:32:02.000Z - Author: VersicherungsTech Magazin - Tags: Hands-on, KI **Kolumne: Hands on** **Autor: Johannes Oberhofer |** [**LinkedIn**](https://www.linkedin.com/in/johannes-oberhofer?ref=versicherungstech-magazin.de) > 💡 Ich arbeite mit unserem sicheren KI-Assistenten ROBIN. Der Mechanismus funktioniert genauso mit ChatGPT, Gemini oder Claude — aber diesmal stecken interne Unterlagen und Transkripte im Spiel, und die gehören ausschließlich in einen freigegebenen, sicheren Assistenten. Warum das hier besonders zählt, steht unten. ## Reality Check Mein Whiteboard im Homeoffice ist voll. Es sind die dringenden und wichtigen Themen rund um die KI-Transformation, und es sind über die letzten Wochen so viele geworden, dass die Fläche nicht mehr reicht. Irgendwann schreibt man klein in die Ecke, und dann wischt man was weg, das eigentlich noch nicht weg durfte. Ja, ich brauche immer wieder den analogen Raum, um mir Dinge zu notieren oder meine Kreativität zu befeuern - hier komme aber ich gerade an die Grenzen. Letzte Woche habe ich mir deshalb einen kleinen Assistenten gebaut — über einen Metaprompt, also eine feste Anweisung, die ich einmal sauber aufgeschrieben habe - das Ganze ergänzt um einige spezifische Anhänge. Der Assistent zieht sich aus meinen Transkripten, Unterlagen und Notizen rund um die Transformation alle offenen To-dos heraus, sortiert sie nach dringend und wichtig und baut mir am Ende eine HTML-Liste, die ich anpassen und abhaken kann. Die Routine dazu ist simpel. Freitags gegen Mittag lasse ich die Liste einmal aktualisieren, damit ich entspannt ins Wochenende komme und nicht das Gefühl mitnehme, irgendwas Wichtiges zu vergessen. Und Montagmorgen ist sie das Erste, was ich aufmache, bevor das Postfach mich hat. ## Warum das für dich zählt Das Mühsame an so einer Liste ist bei mir selten das Abarbeiten. Es ist das Zusammentragen. Die To-dos liegen in zehn verschiedenen Ecken — in einer Meeting-Mitschrift, in einem Konzeptpapier, als Zettel am Whiteboard, irgendwo im Hinterkopf. Bis man die alle beisammen hat, ist der Freitagnachmittag schon halb rum. Genau dieses Einsammeln nimmt mir der Assistent ab. Was danach kommt — die Sortierung nach dringend und wichtig — ist eine alte Idee, die jeder kennt. Neu ist nur, dass ich sie jetzt jede Woche ohne Aufwand vor mir habe. Und das verändert tatsächlich etwas: Ich trage die offenen Punkte nicht mehr im Kopf mit mir herum, sondern sehe sie sortiert an einem Ort. Am Freitag weiß ich, was nächste Woche oben liegt. Am Montag muss ich mich nicht erst sammeln, sondern lege los. (Dass sich ein Teil der unteren Punkte über die Zeit ohnehin von allein erledigt, kenne ich übrigens schon lange — nur sehe ich jetzt schwarz auf weiß, welche.) Ich dachte zuerst, der eigentliche Gewinn wäre, mehr zu schaffen. Das ist es kaum. Was sich wirklich geändert hat, ist der Überblick — und dass der Freitag nicht mehr mit einem diffusen „hab ich an alles gedacht?" endet. ## Was du jetzt tun kannst > 🌱 **Die Tiny Habit:** Bevor du am Freitag den Rechner zuklappst, lass dir deine offenen Punkte der Woche einmal nach dringend und wichtig sortieren. 1. Sammle kurz die Quellen, in denen deine To-dos stecken — ein paar Meeting-Notizen, eine Mitschrift, die Liste am Whiteboard. Einmal an einen Ort. 2. Gib dem Assistenten den Auftrag: „Zieh mir daraus alle offenen To-dos und sortiere sie nach dringend und wichtig." Für den Anfang reicht die reine Liste als Antwort im Chat — ganz ohne HTML und Technik. 3. Wenn du merkst, dass du das öfter machst, schreib die Anweisung einmal sauber als Metaprompt auf und leg sie dir ab. Dann kommt jede Woche dasselbe Format raus, und du musst nicht neu erklären, was du willst. Ehrlich dazu: Die abhakbare HTML-Liste ist eine nette Spielerei, aber sie ist der zweite Schritt, nicht der erste — fang mit der simplen Liste an. Und zwei Grenzen solltest du kennen. Die Sortierung ist nur so gut wie das, was du reinfütterst; eine Priorität, die du nirgends notiert hast, kann der Assistent nicht kennen. Und die Routine lebt davon, dass du die Liste am Montag auch wirklich öffnest. Eine sauber sortierte Liste, die keiner ansieht, ist nur ein schöneres Whiteboard. **🛡️ Hands on im VTM-Kontext** > Hier ist der Punkt, an dem diese Folge anders ist als die letzten. Ich fülle den Assistenten mit internen Transkripten und Unterlagen zur Transformation. Das ist genau die Sorte Material, die auf keinen Fall in ein privates ChatGPT, Gemini oder Claude gehört. > Der Mechanismus — einsammeln, sortieren, als Liste ausgeben — funktioniert in jedem dieser Tools. Mit diesem Input aber ist das Tool eben nicht beliebig austauschbar. Dafür gibt es bei uns den freigegebenen, sicheren Assistenten, und nur dort lasse ich das laufen. Und selbst dort lohnt der kurze Blick, was man reinkippt: In einem Meeting-Transkript stehen Namen und beiläufige Bemerkungen, die für eine To-do-Liste niemand braucht. Wo es geht, abstrahieren. ## Dein To-Do für diese Woche Bau dir diese Woche einmal die Freitags-Sortierung — ganz einfach, als Liste im Chat. Und mach sie Montagfrüh als Erstes auf. Dann schreib mir gern in die Kommentare: In wie vielen verschiedenen Ecken stecken deine To-dos eigentlich? Und sortierst du nach dringend und wichtig, oder hast du ein anderes System, mit dem du durch die Woche kommst? Bis nächste Woche, Hannes > 📤 Kennst du jemanden, dessen To-do-Liste auch längst übers Whiteboard hinausgewachsen ist? Leite ihm die Folge weiter.